1. Aftale og aftaleparter
1.1 Disse forretningsbetingelser gælder for de rådgivnings- og assistance-ydelser, som Kredit Debit Regnskabsstyring (herefter KD) leverer til kunden.
1.2 Samarbejdsaftalen mellem kunden og KD er gældende når KD har modtaget materiale til løsning af aftalt opgave pr. mail, brev eller fysisk overlevering. Hvis kunden ønsker en anden samarbejdsaftale end gældende samarbejdsaftale, skal det ske ved skriftlig aftale inden opgaveløsningen påbegyndes af KD.
1.3 Kunden er forpligtet til at udlevere en kopi af gyldig billedlegitimation f.eks. i form af pas og kørekort, hvis KD anmoder herom.
2. Ydelser
2.1 Ydelserne kan omfatte såvel en enkeltstående som en løbende ydelse.
2.2 Samarbejdet kan blandt andet omfatte:
- Lokaletilskud til relevant kommune (foreninger)
- Medlems- og aktivitetstilskud til relevant kommune(foreninger)
- Tilskudsansøgning til foreninger under eller associeret med DIF eller DGI. (foreninger)
- Forberedels af regnskab til fremlæggelse på generalforsamling / for bestyrelse
- Assistance med regnskabsopstilling samt assistance med udarbejdelse og opstilling af årsrapport
- Kontering og bogføring af bilag samt afstemning af bogholderi
- Opgørelse og indberetning af moms samt punktafgifter
- Lønbogholderi
- Indkomst- og formueopgørelse:
2.3 Yderligere arbejde som KD udfører som kunden ønsker efter særlige vilkår der ligger uden for denne samarbejdsaftale, skal være skriftlige.
2.4 Særligt for rådgivnings- og assistanceydelser må disse alene anvendes af kunden og kun til det mellem Kunden og KD aftalte eller forudsatte formål.
3. Bemanding og underleverandører
3.1 KD fastlægger bemandingen efter, hvad der er mest hensigtsmæssigt eller er nødvendiggjort efter omstændighederne.
3.2 Kunden kan rejse eventuelle krav mod KD, men ikke mod KDs partnere og medarbejdere eller underleverandører og disses partnere og medarbejdere i relation til ydelserne og denne samarbejdsaftale. KDs partnere, medarbejdere og underleverandører og disses partnere og medarbejdere har ret til at gøre denne bestemmelse gældende over for kunden.
4. Kundens assistance og forpligtelser
4.1 Kunden stiller de for ydelserne nødvendige oplysninger, assistance mv. til rådighed for KD.
4.2 Hvis kunden har politikker for køb af ydelser hos KD, er kunden ansvarlig for at indhente den fornødne forhåndsgodkendelse til at købe ydelserne.
4.3 Kunden udøver alle ledelsesfunktioner og træffer alle ledelsesbeslutninger, forbundet med ydelserne, herunder beslutninger om indberetninger til offentlige myndigheder.
5. Hvidvask modforanstaltninger
Kundeforholdet mellem kunden og KD er omfattet af hvidvasklovgivningen. Det indebærer, at KD:
- indhenter oplysninger om identitets- og kontroloplysninger samt kopi af foreviste legitimationsdokumenter ved etablering af kundeforholdet.
- indhenter dokumentation for og registreringer af transaktioner, der gennemføres som led i en forretningsforbindelse, eller en enkeltstående transaktion.
- i tilfælde af mistanke om at kunden begår hvidvask, vil indhente dokumenter og registreringer vedrørende gennemførte undersøgelser.
- anvender de indhentede oplysninger om kunden til at opfylde revisors forpligtelser efter hvidvaskloven og ikke til formål som fx markedsføringsformål.
- kan videregive oplysninger til SØIK i tilfælde af mistanke om at kunden begår hvidvask,
- giver kunden ret til indsigt i de registrerede oplysninger og
- opbevarer oplysningerne, herunder legitimering, i mindst 5 år efter ophør af kundeforholdet.
6. Fortrolighed
6.1 KD og kunden har tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger vedrørende den anden parts forhold, så længe oplysningerne er af fortrolig karakter.
6.2 KDs interne procedurer sikrer beskyttelse af kundens fortrolige oplysninger, som KD erhverver i forbindelse med kundeaftalen. KDs partnere, medarbejdere og underleverandører er underlagt tavshedspligt.
6.3 KD kan videregive fortrolige oplysninger til underleverandører, i det omfang dette er nødvendigt for dennes udførelse af opgaver for kunden.
6.4 Fortrolighedsforpligtelsen gælder under hensyntagen til regler, som pålægger oplysningspligt i forhold til revisortilsyn eller andre offentlige myndigheder. Fortrolige oplysninger må således videregives, i det omfang, at:
- det er nødvendigt i forbindelse med kvalitetsstyring og –kontrol.
- det følger af gældende lovgivning, eller
- bliver pålagt videregivelse af en kompetent myndighed.
Videregivelse skal dog begrænses til det omfang, som er nødvendigt for kvalitetsstyringen og –kontrollen, overholdelse af loven eller kendelsen.
6.5 Ydelserne (uanset medium) skal behandles fortroligt af kunden og må ikke videregives eller vises til tredjemand uden forudgående skriftligt samtykke fra KD. Kunden er ansvarlig over for KD for overtrædelse af denne bestemmelse fra kundens rådgiveres side.
7. Ansvarsbegrænsning
7.1 KD er ansvarlig over for kunden for ydelserne efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, som fremgår af denne samarbejdsaftale.
7.2 KD er ikke erstatningsansvarlig for tab, der kan henføres til, at det af kunden leverede materiale mv. er ukorrekt, unøjagtigt eller ufuldstændigt.
7.3 KD er ikke erstatningsansvarlig for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, tidstab, avancetab, datatab, goodwilltab, omdømmetab mv.
8. Opbevaring og destruktion af kundematerialer
8.1 Materiale modtaget fra kunder og revisors egne arbejdspapirer opbevares i min. 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår.
8.2 Slutprodukter som årsrapporter, revisionsprotokoller og skatteopgørelser udleveres løbende gennem aftaleperioden til kunden. Andre specifikationer og opgørelser udleveres kun såfremt der foreligger skriftlig aftale.
KD kan således ikke gøres ansvarlig for kundens manglende opbevaring af disse produkter. KD opbevarer dog normalt sådanne produkter fra kundeforholdets begyndelse til kundeforholdets afslutning.
8.3 KD videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende. Dog er KD i forbindelse med levering af ydelserne berettiget til at antage underdatabehandlere, beliggende såvel inden for som uden for EU/EØS, hvorfor underdatabehandlere kan tilgå oplysningerne på KDs foranledning.
8.4 KD indsamler og opbevarer de personoplysninger om kunden, som er nødvendige af hensyn til lovgivningen og øvrige regler eller er nødvendige for at sikre, at kunden modtager en professionel og korrekt behandling. I det omfang KD efter kundens instruks yder regnskabsmæssig og/eller bogholderimæssig assistance, herunder opstilling af regnskaber, lønbehandling m.v. er KD databehandler på vegne af kunden, jf. afsnit om databehandleraftale.
8.5 Kunden kan altid gøre indsigelse mod og begrænse behandlingen af kundens data, herunder tilbagekalde et eventuelt samtykke. Kunden kan til enhver tid få indsigt i de data KD har indsamlet, ligesom kunden kan få rettet eller slettet data, som KD har indhentet. Dette skal ske i behørig hensyntagen til afsnit 8.1.
9. Elektronisk kommunikation mv.
9.1 KD og kunden accepterer brugen af elektronisk kommunikation (herunder e-mail, portalløsninger eller andet medium) og de hermed forbundne risici, herunder bl.a. at data kan gå tabt, at meddelelser kan blive forsinket i forhold til afsendelsestidspunktet, eller slet ikke leveres, eller kommer til uvedkommendes kendskab. Hver part er ansvarlig for at beskytte egne systemer og interesser i forbindelse med elektronisk kommunikation.
9.2 Det er KDs politik at opretholde et højt sikkerhedsniveau omkring enhver kommunikation, hvad enten den er i brevform eller elektronisk, men KD kan dog ikke gøres ansvarlig for fejl, tab, virus, forsinkelse, ødelæggelse mv., som måtte opstå i forbindelse med eller være forårsaget af elektronisk kommunikation og information.
10. GDPR & Persondata
10.1 KD behandler, ved udførelse af opgaver, en række personoplysninger. Formålet med behandlingen er at kunne udføre aftalens ydelser. KD benytter ikke personoplysninger til andre formål.
10.2 KD videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende.
10.3 Der henvises til www.kreditdebit.dk for yderligere information.
11. Honorar og fakturering
11.1 Honorar for ydelserne fastsættes, i henhold til aftale. Moms er ikke inkluderet i honorarangivelsen.
11.2 Såfremt der ikke forligger en skriftlig honoraraftale vil honoraret blive beregnet på baggrund af medgået tid, herunder til transport/rejse, samt de til enhver tid gældende timesatser for de partnere og medarbejdere, der har udført arbejdet. Timesatser reguleres årligt.
11.3 KD kan fakturere løbende medmindre andet er aftalt. Ved for sen betaling forbeholdes ret til tilskrivning af renter som anført på fakturaerne samt rykkergebyrer iht. gældende lovgivning.
11.4 KD fremsender fakturaer elektronisk, medmindre andet aftales. Kunden skal oplyse KD den e-mailadresse, hvortil KD elektronisk skal sende fakturaer og kontoudtog.
11.5 Hvis informationsgrundlag ikke lever op til det forventede, kan der tillægges 20 % til tilbudspris uden at dette kan giv anledning til mangelindsigelse.
11.6 Ejerskab og overgang heraf til kunde kan alene ske efter fuld betaling for ydelse er modtaget.
12. Ophør af samarbejdsaftale
12.1 Kunden og KD kan til enhver tid opsige kundeaftalen skriftligt, medmindre andet er aftalt.
12.2 I tilfælde af at Samarbejdsaftalen bringes til ophør før dens ordinære udløb, er KD berettiget til honorar og betaling af omkostninger for de indtil da leverede ydelser og/eller ikke faktureret tidsforbrug samt påløbne omkostninger og udlæg.
12.3 Ved KDs fratræden kan KD iht. Revisorloven være forpligtet til at afgive oplysninger til en tiltrædende revisor. Såfremt tiltrædende revisor kan ønske at få adgang til KDs arbejdsdokumentation, Kan dette udelukkende ske ved fremmøde på KDs kontoradresse. Assistance i forbindelse hermed faktureres kunden iht. medgået tid. Det fakturerede beløb skal være modtaget inden udlevering af materialet og KD skal have modtaget en hold harmless-erklæring.
12.4 Kundematerialet kan kun udleveres til kundens ledelse ved personligt fremmøde på KDs kontoradresse.
13. Databehandleraftale for KD
13.1 I den udstrækning KD efter kundens instruktion yder regnskabsmæssig- og/eller bogholderimæssig assistance, herunder opstilling af regnskaber og/eller lønbehandling er KD databehandler på vegne af kunden. Det er KD der er databehandler. Kunden er dataansvarlige (Kunden). Tilsammen kaldet ”Parterne” hver for sig kaldet ”Part”.
13.2 Parterne har jf. samarbejdsaftalenaftalen indgået aftale om regnskabsmæssig- og/eller bogholderimæssig assistance, herunder opstilling af regnskaber og/eller lønbehandling, i det følgende kaldet Primæraftalen.
Primæraftalen indebærer, at KD skal behandle persondata for kunden, hvilket medfører at KD bliver databehandler og kunden dataansvarlig, hvorfor det er påkrævet at indgå denne databehandleraftale som er en del af denne samarbejdsaftale. Databehandleraftalen skal sikre, at KD til enhver tid overholder gældende persondataretlig lovgivning (se www.kreditdebit.dk) og gældende vejledninger herom.
13.3 KD og enhver, der udfører arbejde for KD, og som har adgang til kundens personoplysninger, må kun behandle personoplysningerne efter dokumenteret instruks fra kunden, medmindre det kræves i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret. Databehandleraftalen udgør den imellem parterne gældende bemyndigelse og instruks for behandling af persondata. KD må ved behandlingen af personoplysningerne anvende sædvanlige og nødvendige hjælpemidler.
13.4 Kunden kan altid skriftligt ændre eller præcisere databehandleraftalen som fremgår af denne samarbejdsaftale, herunder instruksen. Kunden bemyndiger således KD til at behandle følgende personoplysninger med henblik på, at den i pkt. 13.2 beskrevne primæraftale kan opfyldes:
- Almindelige personoplysninger herunder: Navn, kontaktoplysninger, kontooplysninger på medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere.
- Særlige/Følsomme oplysninger: Cpr.nr. på medarbejdere.
13.5 KD bemyndiges til at behandle persondata omhandlende følgende grupper:
- Medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere.
13.6. Ikrafttræden og ophør af Databehandleraftalen træder i kraft jf. 1.2. KD og dennes ansatte er forpligtet til at håndhæve og iagttage tavshedspligt, også efter databehandleraftalens ophør.
13.7 KD er forpligtet til at sikre de overdragne personoplysninger mod, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, ved at foretage passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger og således at et passende sikkerhedsniveau opnås. Dette sker under hensyntagen til karakteren af de personoplysninger, som KD behandler for kunden. KD sikrer personoplysningerne i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning og bekendtgørelser, samt gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger således en passende sikkerhed opnås, jf. databeskyttelsesforordningen art. 32.
13.8 KD skal omgående underrette kunden, hvis en instruks efter KDs mening er i strid med gældende persondataret eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. KD skal på forlangende skriftligt kunne dokumentere overfor kunden og relevante tilsynsmyndigheder, at KD overholder gældende persondataretlig lovgivning og databehandleraftalen. Dokumentationen skal kunne fremlægges for kunden uden ugrundet ophold, dog maksimalt 48 timer fra KD har modtaget anmodningen, medmindre andet skriftligt aftales parterne imellem. KD er forpligtet til at deltage i fysiske møder, hvis Kunden måtte fremsætte ønske herom, samt at stille sig til rådighed for kundens inspektion af KD’s lokaliteter, herunder inspektioner af underdatabehandlere.
13.9 Kunden såvel som KD er forpligtede til at samarbejde med tilsynsmyndigheden, og KD er ansvarlig for at sikre at evt. underdatabehandlere ligeledes samarbejder med tilsynsmyndigheden.
13.10 Ved brud på sikkerheden forstås, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den til enhver tid gældende persondataret. Der henvises til www.kreditdebit.dk.
14. Lovvalg og værneting
16.1 Denne samarbejdsaftale er underlagt dansk ret bortset fra de danske regler om lovvalg. Enhver uenighed eller tvist, der måtte opstå i forbindelse med samarbejdsaftalen og ydelserne, kan alene indbringes for de danske domstole. Værneting er Retten i Kolding.